หนังสือเตือนพนักงาน ต้องเขียนอย่างไรให้ใช้ได้จริง

หนังสือเตือนมีไว้ทำอะไร

กรณีที่ลูกจ้างฝ่าฝืนข้อบังคับ ระเบียบ หรือคำสั่งของนายจ้างอันชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรม นายจ้างจะเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชยได้ก็ต่อเมื่อได้ตักเตือนเป็นหนังสือแล้ว และลูกจ้างทำผิดในลักษณะเดียวกันอีกภายในหนึ่งปีนับแต่วันที่ทำผิดครั้งแรก

การเตือนด้วยวาจาไม่นับ แม้จะมีพยานรู้เห็นก็ตาม

การเลิกจ้างกรณีนี้ไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย แต่อาจยังต้องบอกกล่าวล่วงหน้าหรือจ่ายค่าจ้างแทนการบอกกล่าว เว้นแต่พฤติการณ์เข้าเหตุที่กฎหมายให้เลิกจ้างได้ทันที

เมื่อเลิกจ้าง ต้องระบุเหตุที่เลิกจ้างไว้ในหนังสือเลิกจ้างหรือแจ้งขณะเลิกจ้าง มิฉะนั้นจะยกเหตุนั้นขึ้นอ้างภายหลังไม่ได้

ความผิดร้ายแรงเป็นเหตุเลิกจ้างโดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชยอีกกลุ่มหนึ่ง แยกจากเรื่องหนังสือเตือน เช่น ทุจริตต่อหน้าที่หรือกระทำความผิดอาญาโดยเจตนาแก่นายจ้าง จงใจทำให้นายจ้างเสียหาย ประมาทเลินเล่อเป็นเหตุให้นายจ้างเสียหายอย่างร้ายแรง ละทิ้งหน้าที่เป็นเวลาสามวันทำงานติดต่อกัน ไม่ว่าจะมีวันหยุดคั่นหรือไม่ก็ตาม โดยไม่มีเหตุอันสมควร หรือได้รับโทษจำคุกตามคำพิพากษาถึงที่สุด ถ้าเป็นความผิดที่ทำโดยประมาทหรือความผิดลหุโทษ จะใช้เป็นเหตุได้ก็ต่อเมื่อทำให้นายจ้างเสียหาย

สิ่งที่ต้องมีในหนังสือเตือน

หนังสือเตือนไม่ต้องยาว แต่ควรมีครบตามนี้ เพื่อให้อ่านแล้วรู้ว่าเตือนเรื่องอะไร

1. ชื่อและตำแหน่งของพนักงาน
2. วันที่ออกหนังสือ
3. เหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ระบุวัน เวลา และสถานที่
4. ข้อบังคับหรือคำสั่งที่ฝ่าฝืน ระบุข้อให้ชัด
5. คำสั่งชัดเจนว่าไม่ให้ทำเช่นนั้นอีก
6. ผลที่จะเกิดขึ้นหากทำซ้ำ เช่น อาจถูกเลิกจ้าง
7. ลายมือชื่อของนายจ้างหรือผู้มีอำนาจลงนามแทน

เขียนข้อเท็จจริงตามที่เกิดขึ้น ไม่ใส่ความเห็นหรือคำวิจารณ์ตัวบุคคล

ส่งให้พนักงานและเก็บหลักฐานการรับ

ให้พนักงานลงชื่อรับหนังสือ การลงชื่อหมายถึงรับทราบว่าได้รับแล้ว ไม่ได้หมายถึงยอมรับว่าตนทำผิด ควรบอกพนักงานตรงๆ เช่นนี้ เพื่อให้เซ็นได้โดยไม่รู้สึกว่าเป็นการสารภาพ

ถ้าพนักงานปฏิเสธไม่รับหรือไม่ยอมเซ็น ให้บันทึกการปฏิเสธไว้โดยมีพยานลงชื่อ และบันทึกด้วยว่าได้อ่านหนังสือให้พนักงานฟังแล้ว เพราะนายจ้างต้องพิสูจน์ได้ว่าพนักงานรู้เนื้อหา หรือส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียนพร้อมใบตอบรับ การปฏิเสธไม่ทำให้หนังสือเตือนเป็นโมฆะ

หนังสือเตือนมีผลนานแค่ไหน

หนังสือเตือนมีผลหนึ่งปี นับจากวันที่ทำผิดครั้งแรก ไม่ใช่นับจากวันที่ออกหนังสือ ดังนั้นควรออกหนังสือให้เร็วหลังเกิดเหตุ ถ้าปล่อยไว้นาน ช่วงที่เหลือให้ใช้เตือนก็สั้นลง

การทำผิดซ้ำต้องเป็นลักษณะเดียวกับครั้งแรก เช่น เตือนเรื่องมาสาย แล้วมาสายอีก หากเป็นความผิดคนละเรื่อง ต้องออกหนังสือเตือนใหม่

สมัครฟรี สร้างสัญญาฉบับแรกได้ทันที

คำถามที่พบบ่อย