หนังสือรับรองการทำงาน นายจ้างต้องออกให้เมื่อไหร่ และเขียนอะไรได้บ้าง
เผยแพร่เมื่อ 4 พฤศจิกายน 2569
พนักงานที่ลาออกหรือถูกเลิกจ้างมักต้องใช้หนังสือรับรองการทำงานเพื่อสมัครงานใหม่ ขอวีซ่า หรือยื่นเรื่องกับหน่วยงานต่างๆ นายจ้างบางรายไม่แน่ใจว่าต้องออกให้ไหม และควรเขียนอะไรลงไป บทความนี้สรุปให้
ใครขอได้ และนายจ้างต้องออกให้เมื่อไหร่
เมื่อการจ้างสิ้นสุดลง ลูกจ้างมีสิทธิขอหนังสือรับรองที่ระบุว่าทำงานมานานเท่าไรและทำงานอะไร ไม่ว่าการจ้างจะสิ้นสุดด้วยเหตุใด ไม่ว่าจะลาออก ครบสัญญา หรือถูกเลิกจ้าง รวมถึงกรณีที่ถูกเลิกจ้างเพราะทำผิดด้วย
กฎหมายไม่ได้กำหนดจำนวนวันที่แน่นอนสำหรับการออกหนังสือ แต่เมื่อลูกจ้างขอแล้ว นายจ้างควรออกให้โดยเร็ว เพราะลูกจ้างมักต้องใช้ในการสมัครงานใหม่
สิ่งที่ต้องมีในหนังสือ
หนังสือรับรองการทำงานที่ดีควรสั้นและระบุเฉพาะข้อเท็จจริง ควรมีหัวข้อต่อไปนี้
- ชื่อและนามสกุลของพนักงาน
- ตำแหน่ง ถ้าเคยเปลี่ยนตำแหน่งให้ระบุทุกตำแหน่ง
- วันที่เริ่มงานและวันที่สิ้นสุดการจ้าง
- ลักษณะงานที่ทำ
- ชื่อบริษัท ชื่อผู้ลงนาม และวันที่ออกหนังสือ
ใช้กระดาษหัวบริษัทถ้ามี และเก็บสำเนาหนังสือที่ออกให้ไว้ในแฟ้มพนักงาน
สิ่งที่ไม่ควรเขียนลงไป
ไม่ควรใส่ความเห็นเกี่ยวกับตัวพนักงาน คำวิจารณ์ในแง่ลบ หรือเหตุผลที่ออกจากงาน หนังสือรับรองมีหน้าที่ยืนยันข้อเท็จจริงเรื่องการทำงานเท่านั้น ถ้าเขียนสิ่งที่ไม่จำเป็นลงไป อาจกลายเป็นเรื่องที่พนักงานนำมาโต้แย้งภายหลัง
เงินเดือนใส่ได้เมื่อพนักงานขอให้ใส่เท่านั้น
ต่างจากหนังสือรับรองเงินเดือนอย่างไร
หนังสือรับรองการทำงานออกเมื่อการจ้างสิ้นสุดแล้ว ส่วนหนังสือรับรองเงินเดือนออกให้พนักงานที่ยังทำงานอยู่ เพื่อใช้ยื่นธนาคาร ขอวีซ่า หรือสมัครสินเชื่อ ระบุตำแหน่งและรายได้ปัจจุบัน
สองฉบับนี้เป็นเอกสารคนละประเภท แม้หน้าตาจะคล้ายกัน ควรตั้งชื่อเรื่องให้ชัดว่าเป็นฉบับไหน
สมัครฟรี สร้างสัญญาฉบับแรกได้ทันที
คำถามที่พบบ่อย
ลาออกเองยังขอได้ไหม
ขอได้ ลูกจ้างมีสิทธิขอหนังสือรับรองการทำงานเมื่อการจ้างสิ้นสุดลง ไม่ว่าจะลาออกเองหรือถูกเลิกจ้าง
ถูกเลิกจ้างเพราะทำผิด ยังขอได้ไหม
ขอได้ นายจ้างยังต้องออกให้ แต่หนังสือระบุเฉพาะระยะเวลาและลักษณะงาน ไม่ต้องและไม่ควรเขียนเหตุที่เลิกจ้างลงไป
ต้องออกให้ภายในกี่วัน
กฎหมายไม่ได้กำหนดจำนวนวันไว้ แต่ควรออกให้โดยเร็วหลังได้รับคำขอ เพราะลูกจ้างมักต้องใช้สมัครงานใหม่ ถ้านายจ้างถ่วงเวลา อาจเกิดข้อโต้แย้งได้
ใส่เงินเดือนลงไปได้ไหม
กฎหมายกำหนดให้ระบุเพียงระยะเวลาและลักษณะงาน เงินเดือนจึงใส่เมื่อพนักงานต้องการเท่านั้น
เนื้อหาในหน้านี้จัดทำขึ้นเพื่อให้ความรู้ทั่วไปเท่านั้น มิใช่คำแนะนำทางกฎหมายสำหรับกรณีเฉพาะบุคคล หากมีข้อสงสัยควรปรึกษาผู้ประกอบวิชาชีพกฎหมาย ข้อมูลในบทความเป็นไปตามกฎหมาย ณ วันที่เผยแพร่ และอาจเปลี่ยนแปลงได้ในภายหลัง